Business Cases

Mục đích (Purpose)

Một hồ sơ đề xuất kinh doanh (Business case) cung cấp sự biện minh cho một hướng hành động dựa trên các lợi ích sẽ đạt được từ việc sử dụng giải pháp được đề xuất, so với chi phí, nỗ lực và các yếu tố khác để mua và vận hành (sống chung với) giải pháp đó.

Mô tả (Description)

Một hồ sơ đề xuất kinh doanh (Business case) ghi lại lý do thực hiện một thay đổi. Hồ sơ đề xuất kinh doanh thường được trình bày trong một tài liệu chính thức, nhưng cũng có thể được trình bày thông qua các phương thức không chính thức. Lượng thời gian và nguồn lực dành cho hồ sơ đề xuất kinh doanh phải tương xứng với quy mô và tầm quan trọng của giá trị tiềm năng mà nó mang lại. Hồ sơ đề xuất kinh doanh cung cấp đủ chi tiết để thông tin và yêu cầu phê duyệt mà không cần đưa ra các chi tiết cụ thể về phương pháp và/hoặc cách thức triển khai. Nó cũng có thể là chất xúc tác cho một hoặc nhiều sáng kiến nhằm triển khai sự thay đổi.

Một hồ sơ đề xuất kinh doanh (Business case) được sử dụng để:

• xác định nhu cầu (define the need),
• xác định kết quả mong muốn (determine the desired outcomes),
• đánh giá các ràng buộc, giả định và rủi ro (assess constraints, assumptions, and risks), và
• đề xuất một giải pháp (recommend a solution).

Các thành phần (Elements)

1 Đánh giá nhu cầu (Need Assessment)

Nhu cầu là động lực cho hồ sơ đề xuất kinh doanh (Business case). Đó là mục tiêu hoặc mục đích kinh doanh có liên quan cần được đáp ứng. Các mục tiêu được liên kết với một chiến lược hoặc các chiến lược của doanh nghiệp. Đánh giá nhu cầu xác định vấn đề hoặc cơ hội tiềm năng. Trong suốt quá trình xây dựng hồ sơ đề xuất kinh doanh, các phương án khác nhau để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội sẽ được đánh giá.

2 Kết quả mong muốn (Desired Outcomes)

Kết quả mong muốn mô tả trạng thái sẽ đạt được nếu nhu cầu được đáp ứng. Chúng nên bao gồm các kết quả đo lường được, có thể được sử dụng để xác định mức độ thành công của hồ sơ đề xuất kinh doanh hoặc của giải pháp. Kết quả mong muốn nên được xem xét lại tại các mốc được xác định và khi hoàn thành sáng kiến (hoặc các sáng kiến) nhằm thực hiện hồ sơ đề xuất kinh doanh. Chúng cũng nên độc lập với giải pháp được đề xuất. Khi các phương án giải pháp được đánh giá, khả năng của chúng trong việc đạt được các kết quả mong muốn sẽ giúp xác định giải pháp được đề xuất.

3 Đánh giá các phương án (Assess Alternatives)

Hồ sơ đề xuất kinh doanh (Business case) xác định và đánh giá nhiều phương án giải pháp khác nhau. Các phương án có thể bao gồm (nhưng không giới hạn ở) các công nghệ, quy trình hoặc mô hình kinh doanh khác nhau. Các phương án cũng có thể bao gồm các cách thức khác nhau để tiếp nhận chúng và các lựa chọn về thời gian khác nhau. Chúng sẽ bị ảnh hưởng bởi các ràng buộc như ngân sách, thời gian và quy định. Phương án "không làm gì" (do-nothing) cũng nên được đánh giá và xem xét như một phương án được khuyến nghị.

Mỗi phương án nên được đánh giá theo:

• Phạm vi (Scope): xác định phương án đang được đề xuất. Phạm vi có thể được xác định bằng ranh giới tổ chức, ranh giới hệ thống, quy trình kinh doanh, dòng sản phẩm hoặc khu vực địa lý. Các tuyên bố về phạm vi xác định rõ những gì sẽ được bao gồm và những gì sẽ bị loại trừ. Phạm vi của các phương án khác nhau có thể tương đồng hoặc chồng lấn nhưng cũng có thể khác nhau tùy theo từng phương án.
• Tính khả thi (Feasibility): tính khả thi về mặt tổ chức và kỹ thuật nên được đánh giá cho từng phương án. Điều này bao gồm kiến thức, kỹ năng và năng lực của tổ chức, cũng như mức độ trưởng thành về kỹ thuật và kinh nghiệm với các công nghệ được đề xuất.
• Giả định, rủi ro và ràng buộc (Assumptions, Risks, and Constraints): Giả định là những sự thật được các bên thống nhất có thể ảnh hưởng đến sáng kiến. Ràng buộc là các giới hạn có thể hạn chế các phương án khả thi. Rủi ro là các vấn đề tiềm ẩn có thể gây tác động tiêu cực đến giải pháp. Việc thống nhất và ghi lại các yếu tố này giúp tạo ra kỳ vọng thực tế và sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan.
• Phân tích tài chính và đánh giá giá trị (Financial Analysis and Value Assessment): Phân tích tài chính và đánh giá giá trị bao gồm ước tính chi phí để triển khai và vận hành từng phương án, cũng như lợi ích tài chính định lượng từ việc triển khai phương án đó. Các lợi ích phi tài chính (như cải thiện tinh thần nhân viên, tăng khả năng linh hoạt trong phản ứng với thay đổi, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng hoặc giảm mức độ phơi nhiễm rủi ro) cũng quan trọng và mang lại giá trị đáng kể cho tổ chức. Các ước tính giá trị được liên hệ trở lại với các mục tiêu và chỉ tiêu chiến lược.

4 Giải pháp được đề xuất (Recommended Solution)

Giải pháp được đề xuất mô tả cách thức mong muốn nhất để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội. Giải pháp được mô tả với mức độ chi tiết đủ để những người ra quyết định hiểu được giải pháp và xác định liệu khuyến nghị có được triển khai hay không. Giải pháp được đề xuất cũng có thể bao gồm một số ước tính về chi phí và thời gian cần thiết để triển khai. Các lợi ích/kết quả đo lường được sẽ được xác định để các bên liên quan có thể đánh giá hiệu quả và mức độ thành công của giải pháp sau khi triển khai và trong quá trình vận hành.

Các lưu ý khi sử dụng (Usage Considerations)

1 Điểm mạnh (Strengths)

• Cung cấp sự tổng hợp các sự kiện, vấn đề và phân tích phức tạp cần thiết để đưa ra quyết định liên quan đến thay đổi.
• Cung cấp phân tích tài chính chi tiết về chi phí và lợi ích.
• Cung cấp định hướng cho việc ra quyết định liên tục trong suốt sáng kiến.

2 Hạn chế (Limitations)

• Có thể chịu ảnh hưởng bởi thiên kiến của người viết.
• Thường không được cập nhật sau khi đã được phê duyệt kinh phí cho sáng kiến.
• Chứa các giả định về chi phí và lợi ích có thể trở nên không còn chính xác sau khi được nghiên cứu sâu hơn.