09 — Xử lý Lead từ form Liên hệ & Request Demo

Phần này dành chủ yếu cho Website Manager 🛡️, bộ phận Sales và PM.

Mỗi lần khách gửi form /contact hoặc /request-demo, hệ thống:

1. Tạo một bản ghi Lead trong Frappe CRM (/app/lead).
2. Gửi email thông báo nội bộ tới địa chỉ cấu hình trong Website Settings → mt_lead_notification_email (mặc định contact@mantistech.vn).
3. Gửi email xác nhận tự động cho khách.
4. Tự động tạo Opportunity nếu Lead có Service of Interest hoặc Product of Interest.

1. Xem danh sách Lead

Desk → /app/lead.

Dùng filter để lọc Lead đến từ website:

• UTM Source = website
• Form Source (mt_form_source) = /contact hoặc /request-demo.

Các trường Lead được app bổ sung (custom field):

2. Xử lý Lead

2.1. Phân công (Assign)

• Mở Lead → nút Assign to (góc phải) → chọn Sales trực tuyến hôm đó.

2.2. Ghi chú & liên hệ

• Scroll xuống section Activity để thêm note, log call, log email.
• Dùng nút New Email (bên phải) để gửi email trực tiếp từ Desk — lịch sử được lưu lại.

2.3. Trạng thái (Lead Status)

Các trạng thái chuẩn: Lead → Open → Replied → Interested → Converted / Do Not Contact. Cập nhật sau mỗi lần tương tác.

2.4. Opportunity tự động sinh

• Nếu Lead có Service of Interest HOẶC Product of Interest, hệ thống tự sinh một bản ghi Opportunity ngay khi Lead được insert.
• Vào Lead → tab Connections để xem Opportunity liên kết.
• Opportunity có Notes copy từ Lead (nguồn form, dịch vụ/sản phẩm quan tâm, tin nhắn).

3. Email thông báo

3.1. Email nội bộ (nhận bởi sales)

• Subject: [Mantis Tech Website] Lead mới từ <tên khách>.
• Template: lead_internal_notification (Desk → Email Template).
• Nội dung có link trực tiếp vào Lead trong Desk.

3.2. Email xác nhận cho khách

• Subject: Cảm ơn bạn đã liên hệ Mantis Tech.
• Template: lead_customer_confirmation.
• Nếu muốn đổi nội dung: /app/email-template → mở template → sửa → Save.

4. Kiểm tra khi không nhận được email

Thứ tự kiểm tra:

1. Có Lead mới trong /app/lead không? Nếu không → form chưa submit thành công hoặc spam bị reCAPTCHA chặn.
2. Website Settings → mt_lead_notification_email đã điền đúng email người nhận?
3. /app/email-queue — email đã vào queue chưa? Trạng thái là Sent / Error?
4. /app/error-log — có log lỗi gửi email?
5. SMTP cấu hình đúng? Kiểm tra /app/email-account.

5. Chặn spam

• Form có reCAPTCHA v3. Yêu cầu Website Manager đã set:
  • mt_recaptcha_site_key trong Website Settings.
  • recaptcha_secret_key trong site_config.json (hạ tầng — cần dev).
• Rate limit: mỗi IP chỉ submit được 5 lần / 60 giây.
• Có trường honeypot (website) — bot điền vào sẽ bị reject thầm lặng.

6. Xuất Lead ra Excel

• Trên /app/lead, bấm Menu ⋮ → Export.
• Chọn các trường cần xuất → tải CSV/Excel.
• Dùng filter trước khi export để lọc đúng khoảng thời gian.

7. Mẹo cho Sales

• Trả lời trong 24 giờ — đây là SLA đã commit trong toast xác nhận ("Cảm ơn, chúng tôi sẽ liên hệ trong 24h").
• Nếu Lead đi từ /request-demo?product=<slug>, Product of Interest đã điền sẵn — đọc kỹ trước khi gọi.
• Tin nhắn khách để lại (mt_form_message) thường là mô tả use case — là gold mine cho sales pitch.